نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون، نرم افزاری کارآمد جهت اطلاع رسانی و اطلاع دهی است که باعث می شود کارمندان و کارکنان یک ارگان به راحتی با یکدیگر در تماس بوده، فرآیند های اداری و کارهای جاری یک سازمان را برمبنای کامپیوتر، به راحتی انجام می دهد. فرآیندهای اداری یک سازمان، بین کارکنان آن گاهی بسیار وقت گیر و طولانی است و نحوه اطلاع رسانی کند می باشد. اما با استفاده از این نرم افزارهای اتوماسیون، این امکان وجود دارد که مستندات و اطلاعات و مدارک در آن، جمع و ذخیره نموده و آن را میان کارکنان توزیع نمود. همچنین در اینجا این فرآیندها توسط پیام های الکترونیکی در قالب این سیستم اتوماسیون به اطلاع کارکنان رسانده می شود. این نرم افزار درواقع روند کارها و فعالیت های اداری را کوتاه مدت ساخته و دسترسی همیشگی را فراهم می آورد. همچنین هر سازمان و شرکتی می تواند با توجه به نوع فعالیت خود و اهداف سازمانی مشخص از اتوماسیون استفاده کند .اتوماسیون اداری سیستمی یکپارچه برای کنترل، ارزیابی، سهولت،ارتباط همیشگی کارکنان و ارائه نوین خدمات به مخاطبین می باشد.

شرکت مدیا تیم، یک سیستم نرم افزار اتوماسیون بر اساس وب برای شهرداری طراحی کرده است. در این سیستم کارکنان شهرداری با توجه به حوزه و حیطه کاری خود، مطالب و نقص های موجود در منطقه و ناحیه خود را در آن مطرح می کنند. به همراه عکس از موقعیت مورد نظر، توضیحات لازم و توصیه های مناسب جهت رفع آن. این روند بصورتی است که دسترسی افراد بر اساس موقعیت آنها در سیستم متفاوت است. مدیر است که می تواند به همه این مطالب دسترسی داشته باشد و سایرین تنها به مطالب مربوط به حوزه و ناحیه خود اشراف دارند. نقص گفته شده در سیستم ارائه شده و کارمند دیگری که باید پیگیر کار باشد پس از رجوع و اطلاع از مشکل یا مطلب مورد نظر، پیگیری های لازم را انجام داده و نتیجه نهایی را مجددا در سیستم برای بخش مدیریت قرار می دهد. پس درواقع در نرم افزار اتوماسیون، مجموعه کارهایی که در ابتدا توضیح داده شد، از اطلاع رسانی، جمع آوری و آرشیو این اطلاعات، پیگیری آن توسط پیام های الکترونیکی، دسترسی کارکنان به کل روندهای موجود در یک منطقه وغیره وجود دارد.

 

نرم افزار اتوماسیون

همچنین باید اشاره کرد همانطور که گفته شد، دسترسی کارکنان براساس موقعیت آنها در سیستم محدود است. یعنی تنها مدیریت است که به همه چیز دسترسی دارد و می تواند در جریان همه موارد باشد. به ترتیب با توجه به موقعیت از بالا به پایین، دسترسی ها محدودتر می شود. این باعث می شود که مطالب توسط هر کاربری به راحتی قابل پاک کردن نباشد و دسترسی آن همیشه برای مدیران وجود دارد تا همواره از روند کارها مطلع باشند.

شرکت مدیاتیم اولین نرم افزار اتوماسیون خود را برای شهرداری فراهم آورده است و در آن سعی کرده است تا از تمامی ظرفیتهای موجود برای ارتقاء سطح کاری شهرداری بهره جوید. خوشبختانه این همکاری با روندی خوب دنبال شده و امید است ادامه دار باشد..

این شرکت بر این باور است که برای هرسازمان و ارگان دولتی یا خصوصی متناسب با نیاز آن راهکاری مناسب و هماهنگ با اهداف آن سازمان، در اختیار آن قرار می دهد.